גם אם לתקופה העובדים עברו לעבוד מהבית, המשרד עובר לשיטת עבודה היברידית.
אז הגענו לסוף עידן האופן ספייס? עובדים בארץ לא רוצים את שיטת העמדה החמה, למה? בדקנו את העדפות העובדים והמנהלים כדי לתכנן נכון יותר את סביבת העבודה העתידית והגיענו לכמה מסקנות, הקורונה שינתה את כללי המשחק בשוק העבודה, מא’ ועד ת’.
מנהלים ועובדים נאלצים לעכל את השינויים המהירים ולהסתגל תוך כדי תנועה למצב החדש. איך מנהלים ומתנהלים בעולם כזה? בעולם המתהווה מחדש אנחנו בוחנים מקרוב התנהלות הארגונים ולומדים ומפתחים ביחד איתם את הדרכים החדשות להתמודד בסביבת העבודה המשתנה. בסיפור הזה אנו ננסה לשתף אתכם בכמה תובנות שלנו ובכמה נקודות למחשבה:
המודל של העבודה ההיברידית, המשלבת עבודה מהמשרד ומהבית כפי הנראה הולך להישאר כאן עוד זמן רב. בסקרים שערכו באוקטובר האחרון בקרב מנכ”לים וסמנכ”לי משאבי אנוש, ועובדים, עולה שכמעט חצי מהעובדים בארגונים שעברו למודל ההיברידי, ורוב העובדים (61%) והמנהלים (76%) סבורים שזו צורת העבודה העתידית “הנכונה ביותר”. בהינתן שכך חברות וארגונים יכולים לצמצם שטחי משרדים ולהפחית עלויות גבוהות של חשמל, ודמי השכירות. יחד עם זאת לקוחותינו מתייעצים אתנו צוות המתכננים, המעצבים והאדריכלים בסטודיו לגבי האופן שבו נכון להתאים את התכנון והעיצוב של סביבות העבודה החדשות, במטרה לשפר את התפקוד והיעילות של העובדים בארגון. כדי לענות על השאלות, אנו מקיימים מעקב צמוד על המתרחש בתעשייה, בארץ ובעולם, מנהלים מחקרים וראיונות אישיים באופן מתמיד ושוטף עם עובדים ומנהלים. מהותי לנו להיות סטודיו שמתמחה בתכנון סביבות עבודה שמשרתות את העובדים ולא להיפך. מטרתנו כעת היא לבחון את עמדותיהם של העובדים והמנהלים בעידן הקורונה, לבדוק את העדפותיהם בסביבת העבודה האופטימלית ולאפיין את השיקולים שעלינו לקחת בחשבון כשאנו באים לתכנן מחדש משרד או סביבת עבודה שיתאימו גם לעידן שאחרי הקורונה.
בשנים האחרונות אנו מוצאות יותר ויותר מנכלים שמתמקדים בשאלת השאלות: איך לחבר חזק יותר את העובדים לארגון. חלק מהם בודקים מדי תקופה את מדד המחוברות –“engagement” , פרודוקטיביות בסביבת העבודה, מדד האושר הארגוני ושביעות הרצון. כבר כמה שנים שאנו עדים למגמת המעבר מחדרים סגורים ופרטיים לחללים הפתוחים והמשותפים. המגמה היא גם לחסוך בנדל”ן ובשטחי משרד ולהשיג בד בבד חללים חברתיים שיחברו בין העובדים ויתרמו לשיתוף הפעולה ביניהם.
מה שהסתבר לנו בשיחות עומק עם עובדים ומקבל תמיכה במחקר, שישנו פרדוקס והניסיונות להעביר את העובדים לאופן ספייס עלול גם להשיג תוצאה הפוכה: העובדים שעברו לחלל הפתוח, נאלצים לבנות לעצמם פרטיות, הם מקימים כל מיני מחיצות, חלקן פיזיות וחלקן אף ורטואליות. כך למשל מתבסס הרגל של פנייה במיילים אחד לשני, במקום לייצר תקשורת פנים אל פנים. אותן מחיצות מאפשרות לעובד פרטיות והתנתקות מהרעש, הסחות הדעת וריבויי הגירויים, שמאפיין סביבת עבודה משותפת, פתוחה וגדולה. מחקר שנעשה באוניברסיטת הרווארד מדגים זאת היטב: המחקר הציג תופעה שבמעבר לאופן ספייס, התקשורת הדיגיטלית שבין העובדים עלתה ב-56% ואילו התקשורת פנים אל פנים ירדה ב-72%. מה לגבי ההתיחסות לחדרים פרטיים: מסקרים נוספים שפורסמו לאחרונה, עולה שמחצית מהנשאלים מעדיפים לדבריהם לעבוד בחדר פרטי, 26% ענו שמעדיפים שילוב של חללים משותפים וחדרים פרטיים, ורק 6% מעדיפים אופן ספייס או-4% שבעד עמדה חמה.
עוד תובנה חשובה שעולה היא שמרבית העובדים והמנהלים חושבים שעבודה בחדרים פרודוקטיבית יותר, וכי להשגת היעדים הארגוניים הקשורים לעבודת צוות, יצירתיות, מחוברות, תקשורת ויחסים בינאישיים ומקצועיים, נדרשת סביבה חברתית משותפת. במילים אחרות, חברות וארגונים אינם יכולים להסתפק רק באחת משתי האופציות בלבד. בהינתן שכך אנו מגיעות למסקנה שתכנון נכון של מודל עבודה היברידי, יאפשר למחצית העובדים להגיע מדי יום לסביבת העבודה, לעבוד בחדרים פרטיים, כדי לבצע עבודה שדורשת פוקוס ושקט באופן אופטימלי. יחד עם זאת החמשרד חייב לכלול גם שטחי הפוגה שטחים חברתיים בהם משתפים ידע משתפים פעולה ומרגישים את ה”ביחד” הארגוני ועל הלב הזה אין לוותר.
באחד מהסקרים שפורסמו בתחום, ובו שאלו מנהלים שאלות שונות לגבי אופיו של המשרד הפרטי, ניבדק גודל מועדף של חדר פרטי. מהבדיקה עולה שמחצית מעדיפים חדרים מרווחים בני כ5 מ”ר, גם אם זה אומר שיש לוותר על הפחתת כמות החדרים הפרטיים; מחצית מעדיפים חדרים קטנטנים, העיקר שתהיה ל פרטיות. יותר ממחצית מהסמנכ”לים סבורים שחדר בגודל של קיוביקל ( 2.5מ’) הוא קטן מדי. כשמדובר בחדרים פרטיים כחלק מעבודה היברידית, אותם חדרים ישמשו לסירוגין כמה עובדים. לא קל ליצור תחושת פרסונליזציה בחדר שכל פעם עובד לשימוש של עובד אחר, אך יש לתכנן ולעצב את החדר באופן כזה שהציוד הפרטי יאוחסן בלוקרים בימים שהעובד לא במשרד, וכשיבוא לעבוד במשרד יוציא את הציוד שלו כך שירגיש שייכות בחדר.
בהקשר זה הבאנו לבחינה מחדש את העבודה ב-Hot desk – עמדת עבודה חמה, אנונימית, עליה יכול לעבוד כל אחד. עמדה כזו אינה שייכת לאיש, כך שמי שמגיע והיא פנויה מוזמן לעבוד בה. זה כלי אופציונלי, שיהיה מי שיגיד שהוא מפוספס באספקט של מידת החיבור האישי של העובד והשתייכותו למקום העבודה.
בחברות שמעסיקות צעירים, שיטה זו מעודדת שיתופיות ויש לה יתרון אדיר באספקט של חיסכון בנדל”ן. החיסרון הוא, שכל פעם שעמדה אנונימית מתעלמת מהצורך האנושי הבסיסי של העובד בפרטיות, ובחוויית ותחושת השייכות האישית לארגון. לארגונים ששואפים לפרסונליזציה של העובדים, לא קל להציג את הקונספט של העמדה החמה שרחוקה מהמסר הפרסונאלי של העובד. כך או כך ברור שתפוקות של עובד יותר קשה למדוד מאשר נדל”ן: ההנהלה של ארגונים יודעת לחשב בקלות ולמדוד את החיסכון בחשמל, או בדמי שכירות של 500 מ”ר, את המשאב האנושי ומדדיו המורכבים הרבה יותר קשה למדוד.
לפרויקטים ותמונות מתכנון סביבות עבודה היברידיות ע”י סטודיו T+R